Bearbeitung der Abrechnung in easyBalance

 

1. Überblick
2. Listenfunktionen
3. Bearbeitug der Eingangsliste
4. Bearbeitung von Absetzungen/Zusetzungen

 

1. Überblick

 

Im folgenden werden Ihnen die verschiedenen Optionen vorgestellt mit denen Sie Ihre Eingangslisten, vor dem Einspielen in acriba Direkt, bearbeiten können.

 

Dafür wird ein Beispieldatenssatz verwendet, der im kompletten Kapitel Anwendung findet:

 

 

 

Diese beiden obigen Abbildungen stellen eine aufgeteite Datensatz-Zeile einer Eingangsliste dar.

 

Links oben befinden sich die aus den Ausgangslisten bekannten Mini-Schaltflächen, die Sie auch im Kontextmenü wiederfinden.

 

Sie können hier mit  einen Datensatz aus der Liste löschen. Mit  wird die Aktionsvorlage des markierten Beleges ausgeführt während  den Beleg nur markiert, um später per Stapelverarbeitung alle

überprüften Vorgänge auf einen Rutsch zu verarbeiten. Dies erreichen Sie durch Klick auf die Schaltfläche „Verarbeitung ausführen“ oben im Menü.

 

Gerade in der Anfangszeit empfiehlt es sich jedoch, jeden Vorgang einzeln zu verarbeiten und direkt das Ergebnis in acriba Direkt zu überprüfen.

Erst später, wenn Sie ausreichend Übung und das Verständnis für die Auswirkungen der einzelnen Aktionen entwickelt haben, sollten Sie auf die Stapelverarbeitung setzen.

Mit dieser Funktion können Sie nochmals viel Zeit bei der Abrechnungsbearbeitung sparen.

 

Die einzelnen Spalten der Liste geben Ihnen wichtige Informationen zum Vorgang. In der Spalte „Position Typ“ wird zwischen Zahlung, Rückgabe(Storno) und Differenz unterschieden.

Die Zahlung kann entweder mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen, darüber oder auch darunter liegen (Überzahlung/Unterzahlung).

Bei Differenz handelt es sich um Absetzungen oder Zusetzungen. Sie sollten immer den Inhalt dieses Feldes im Blick haben, da sich daran die weiteren Schritte orientieren.

Bespielsweise ist eine 20€ Differenz ist nicht unbedingt mit einer Zahlung von 20€ gleich zu setzen und es ist daher wichtig, dies zu bedenken.

 

Neben einigen Stammdaten sowie Abrechnungs- und Verordnungsdatum finden Sie den in der Rückdatei enthaltenen Betrag (Gesamtpreis Kasse) und den Rechnungsbetrag aus acriba Direkt.

Hier sehen Sie sehr deutlich, wenn Unterschiede auftreten.

 

Weiter rechts sehen Sie die dem Vorgang zugeordnete Aktionsvorlage. In den Aktionsvorlagen ist jeweils ein Standardwert für die einzelnen Positionstypen hinterlegt

(Zahlung OK, Unterzahlung, Überzahlung, Absetzung, Zusetzung). In der Standardeinstellung wird davon ausgegangen, dass Abweichungen berechtigt sind und die dementsprechende Aktionsvorlage ist vorbelegt.

Sollte das nicht zutreffen, wählen Sie einfach per Mausklick eine andere Aktionsvorlage aus.

 

Ganz rechts in der Liste sind drei Checkboxen. Diese zeigen an, ob der Vorgang verarbeitet (also die Aktionsvorlage ausgeführt) wurde, ob der Vorgang ausgeglichen ist (also keine offenen Posten mehr aufweist)

und ob der Vorgang überprüft – also  für die Stapelverarbeitung markiert - ist.

 

 

 

2. Listenfunktionen

 

In vielen Fällen ist es hilfreich und wichtig, sich durch Umsortieren oder Filtern einen Überblick zu verschaffen oder Teilmengen zu erzeugen.

Haben Sie viele Absetzungen aus dem gleichen Grund (z.B. fehlerhafte Arztnummer), können Sie diese Fälle eingrenzen, markieren und per Stapelverarbeitung automatisiert verarbeiten lassen.

So können Sie gruppiert nach individuellen Kriterien in kürzester Zeit die komplette Rückläuferbearbeitung vornehmen.

Die Funktionsweise ist dabei wie eine Mischung aus acriba Direkt und Excel.

 

Es stehen Ihnen hierfür 2 Optionen zur Verfügung:

 

Sortieren:

Klicken Sie in den Spaltenkopf (also das Kopffeld mit dem Spaltennamen) um die angezeigten Datensätze zu sortieren:

 

 

 

 

 

 

Sie sehen die aktive Sortierung anhand des nun eingeblendeten kleinen Pfeilchens. Ein weiterer Klick sortiert die Liste in umgekehrter Reihenfolge:

 

 

 

Filtern:

Bewegen Sie die Maus (ohne zu klicken) über ein Spaltenkopffeld, erscheint das Filtersymbol:

 

 

Klicken Sie dieses Symbol an, erscheint folgende Auswahlbox:

 

 

 Durch Anklicken eines Eintrages wird die Liste dahingehend gefiltert, dass nur noch Vorgänge zu sehen sind, die den angeklickten Wert enthalten. In diesem Beispiel wären das alle Vorgänge der AOK Bayern:

 

 

Im Spaltenkopf sehen Sie nun dauerhaft das Filtersymbol. Es zeigt Ihnen einen aktiven Filter an.

 

Die Filterfunktion ist sehr nützlich, ist aber auch eine Ursache für Verwirrung: Wurde versehentlich ein Filter gesetzt oder es wurde versäumt, den Filter wieder zu deaktivieren, so wird nur ein Teilbereich der Liste angezeigt.

Fehlen Ihnen also Belege in der Liste, überprüfen Sie alle Spalten, ob nicht irgendwo ein Filter gesetzt ist.

 

Heben Sie den Filter wieder auf, indem Sie auf das Filtersymbol klicken und den Eintrag (alle) wählen.

 

Der Filter bietet noch weitere Funktionen. Die Option (Leerfelder) zeigt Ihnen nur Vorgänge an, bei denen in diesem Feld kein Eintrag enthalten ist.

Dies ist z.B. sehr hilfreich, um nach dem Einlesen der Belege anhand eines Leerfilters auf die Spalte „Rechnungsnummer“ nicht aufgelöste Vorgänge zu ermitteln, also Fälle,

bei denen kein Abgleich zwischen der Rückdatei und acriba Direkt erfolgen konnte.

 

Mit der Option (angepasst) können Sie sich einen eigenen Filter zusammenstellen. Dafür öffnet sich ein eigenes Auswahlfenster in diesem Sie Ihren Filter individuell definieren können:

 

 

Hierbei können Sie auch „Joker“ verwenden (Prozentzeichen). Das im Beispiel verwendete „ähnelt AOK%) bringt Ihnen alle Vorgänge, die über irgend eine AOK abgerechnet wurden.

Es stehen Ihnen einige mathematische Funktionen zur Verfügung, welche z.B. für Datumswerte durchaus relevant sein können.

 

Zudem können Sie gleich zwei Filter mit „und“ oder „oder“ kombinieren um noch gezielter filtern zu können:

 

 

 

Das Ergebnis dieses Beispiels:

 

 

 

Es lohnt sich, mit den Filtermöglichkeiten zu experimentieren. Sie werden mit richtig eingesetzten Filtern viel Zeit sparen.

 

3. Bearbeitung der Eingangsliste

 

easyBalance bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Eingangslisten vor dem Wiedereinspielen in acriba Direkt zu bearbeiten. Das bedeutet Sie können schnell und unkompliziert die Rechnungen ohne Beanstandung in acriba Direkt ausgleichen.

Lassen Sie uns dies anhand des Bespiels durchgehen:

 

• In der ersten Abbildung bei Überblick ist zu sehen, dass beim ersten Vorgang keine Aktionsvorlage ausgewählt ist. Links daneben fehlen ebenso die Rechnungsnummer und das –datum.

Das passiert, wenn easyBalance den Vorgang in acriba Direkt nicht finden konnte. Die Ursache ist wahrscheinlich ein Erfassungsfehler Ihres Abrechnungsdienstleisters, so dass die im Datensatz enthaltene

Rechnungsnummer nicht korrekt ist. Der erste Schritt nach Einlesen einer Abrechnung sollte sein, diese Fälle zu korrigieren.

Suchen Sie dazu bitte in acriba Direkt die passende Rechnungsnummer heraus. Nach einem Doppelklick auf den Vorgang in easyBalance geben Sie diese Rechnungsnummer bitte in das gleichnamige Feld

des Erfassungsfensters (mehr dazu später) ein. Bestätigen Sie die Frage, ob der Vorgang neu synchronisiert werden soll. Danach werden die fehlenden Felder gefüllt und auch eine Aktionsvorlage vorgeschlagen.

 

• Die meisten Einträge der Liste dürften mit der Aktionsvorlage „Zahlung OK“ vorbelegt sein. Einer der Gründe, einen Abrechnungsdienstleister einzusetzen, ist oft die Vorfinanzierung.

Nach einer vertraglich vereinbarten Frist, werden alle korrekt angelieferten Vorgänge zur Auszahlung gebracht. Zu diesem Zeitpunkt liegen Absetzungen der Kasse nur in den seltensten Fällen vor.

Das Abrechnungszentrum überweist also erst einmal alles und verrechnet das erst in den folgenden Abrechnungen in Form von Absetzungen/Zusetzungen.

Diese Zahlungen werden nun mit der vorbelegten Aktionsvorlage per Stapelverarbeitung eingespielt. Das bewirkt, dass in acriba Direkt ein Rechnungsausgleich für die Kostenträgerrechnung erzeugt wird.

Zudem wird ein Vermerk in den Vorgangsnotizen erstellt.Bereits in den Standardeinstellungen ist die Aktionsvorlage „Zahlung OK“ mit dem Kennzeichen „überprüfen nicht notwendig“ vorbelegt,

so dass ohne weitere Vorarbeit die Verarbeitung erfolgen kann.

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche  im oberen Bereich des Programmfensters.

 

Daraufhin werden alle zur Stapelverarbeitung gekennzeichneten Vorgänge eingespielt. Da zum jetzigen Zeitpunkt noch keine weiteren Vorgänge als überprüft markiert wurden, bezieht sich das nur auf die Zahlungen.

Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Im Hintergrund werden aktiv Belege in acriba Direkt erzeugt.

 

Alle gewählten Belege bekommen nun das Kennzeichen "ausgeglichen". Das heißt in der Spalte "ausgeglichen" wird der Haken in der Checkbox gesetzt:

 

 

Zu diesem Zeitpunkt sind jetzt alle unbeanstandeten Vorgänge die zu dieser Abrechnung gehören in acriba Direkt ausgeglichen.

 

Beachten Sie: Vergleichen Sie ruhig die Zeit die Sie bisher beim manuellen Ausgleichen benötigt haben, mit dem geringen Aufwand der bei easyBalance dafür notwendig ist…

 

 

4. Bearbeitung von Absetzungen/Zusetzungen

 

 

Sind wie unter Bearbeitung der Eingangsliste beschrieben alle Zahlungen verbucht, können wir uns nun den Absetzungen widmen. Es wird weiterhin dasselbe Beispiel verwendet.

 

Es bietet sich an, einen Filter zu setzen, der bei „Position Typ“ alles außer Zahlungen anzeigt (Filter (angepasst), „ist ungleich“, „Zahlung“):

 

 

Auf diese Art verbleiben nur noch die zu bearbeitenden Sonderfälle, was die Übersicht deutlich erhöht.

 

Nehmen Sie nun Ihre Absetzungen zur Hand und bearbeiten Vorgang für Vorgang wie folgt:

 

Wählen Sie den zu bearbeitenden Fall aus der Liste und führen einen Doppelklick darauf aus. Es öffnet sich das bereits angesprochene Erfassungsfenster:

 

 

Im oberen Bereich finden Sie die üblichen Stammdaten (Positionsdaten).

 

Mittig links sehen Sie die Rechnungsinformationen aus acriba Direkt (Rechnungsdaten ERP-System), rechts die Daten aus dem Datensatz des Abrechnungszentrums (Abrechnung Kostenträger).

 

Unten rechts sehen Sie die Information der Krankenkasse, mit dem Grund der Absetzung. Sie können selbst in das Textfeld eigene Notizen hinzufügen.

Der Inhalt dieses Feldes wird mit in die Vorgangsnotizen kopiert.

 

Unten links wird die ausgewählte Aktionsvorlage angezeigt. Direkt darunter befinden sich die einzelnen Aktionen, die beim Verarbeiten dieses Vorgangs ausgeführt werden.

Bei Bedarf können Sie der Liste neue Aktionen hinzufügen () oder auch Aktionen löschen().

Die beiden weiteren bekannten Schaltflächen (Exportieren und Drucken) sind an dieser Stelle nicht von Bedeutung.

 

Die mitgelieferten Aktionsvorlagen dürften die meisten Fälle abdecken, so dass Sie hier nichts ändern müssen. Aber es gibt Fälle, bei denen ein manuelles Eingreifen notwendig ist.

Das kommt z.B. vor, wenn gleich zwei Differenzgründe vorliegen (z.B. Patient nicht zuzahlungsbefreit und gleichzeitig falscher Preis). Dies kann nicht mit Aktionsvorlagen abgedeckt werden.

In dem hier verwendeten Beispiel müssten Sie die Aktionen so abändern, dass am Ende folgendes ausgeführt wird:

 

• Nachberechnung Kunde(ZZR): Durch diese Aktion wird automatisch eine Teilgutschrift erzeugt und eine Zuzahlungsrechnung erstellt. Geben Sie neben der Aktion den korrekten Zuzahlungsbetrag an.
• Gutschrift: Eine Teilgutschrift über den reduzierten Betrag und der damit verbundene Rechnungsausgleich führen dazu, dass sowohl in acriba als auch in der Buchhaltung die Gutschrift erstellt und                                                                           gleich wieder ausgeglichen wird. Das Ergebnis ist ein voll transparenter Vorgang.
• Nachricht an Auftragssachbearbeiter senden: Führt zu einer Wiedervorlage, damit der Sachbearbeiter Bescheid weiß.Die Vorgangsnotiz wird automatisch erstellt.

 

Haben Sie den Vorgang nach diesem Schema bearbeitet, klicken Sie nun auf „Speichern und Schließen“.

 

Zurück in der Übersicht wählen Sie als nächstes „Verarbeitung ausführen(Markierung)“.  Die Aktionen werden nun ausgeführt. Wechseln Sie zu acriba Direkt, welches immer parallel laufen sollte,

und rufen den Vorgang in der Vorgangsübersicht (zentrale Dispo) auf.

 

Um Zeit zu sparen markieren Sie im Erfassungsfenster idealerweise die Rechnungsnummer und kopieren diese mit "STRG+C" in die Zwischenablage. So brauchen Sie in acriba Direkt nur in

das Feld "Belegnummer" klicken und per "STRG+V" die Nummer hinein kopieren.

 

Wenn alles richtig gelaufen ist, werden die oben beschriebenen Schritte wie gewünscht abgearbeitet und die Arbeit von easyBalance für diesen Vorgang ist getan.

 

Je nach Absetzungsgrund muss ggf. der nun bereits reaktivierte Urbeleg bearbeitet werden. Geben Sie dazu z.B. den Versorgungszeitraum ein, sorgen Sie für die fehlende Unterschrift oder tragen sie den korrekten LEGS ein.

Je nachdem, was im Einzelfall notwendig ist.

 

Dadurch das der Vorgang ja reaktiviert wurde, können Sie diesen mit der nächsten Abrechnung wieder mit einreichen. Achten Sie nur darauf, dass er nach der Bearbeitung wieder als abgewickelt gekennzeichnet wird.

Dadurch steht er bei der nächsten Sammelabrechnung wieder zur Verfügung und kann wieder an Ihr Abrechnungszentrum übergeben werden.

 

Nicht vergessen: Haben Sie mit "easyBalance" Zuzahlungsrechnungen erstellt, müssen diese noch gedruckt werden. Grenzen Sie diese dazu in acriba Direkt ab, indem Sie unter Vertrieb-Rechnungswesen-Rechnung im Suchfenster unter Status „Zuzahlungsrechnung“ wählen und per F12 die Suche auslösen:

 

 

Als Ergebnis erhalten Sie alle nicht archivierten (also alle nicht gedruckten) Zuzahlungsrechnungen, die bei sauberer Arbeitsweise ausschließlich aus easyBalance kommen können. Diese können nun einzeln ausgedruckt werden.

 

Das Gleiche gilt für aus easyBalance heraus erstellte Privatrechnungen (Absetzung der Kasse und Weiterberechnung an Kunden aufgrund einer Kostenübernahmeerklärung).

Der einzige Unterschied ist hier, dass Sie beim Suchen der Rechnungen den Status nicht auf „Zuzahlungsrechnung“ abgrenzen dürfen.

 

Sind alle Absetzungen/Zusetzungen bearbeitet, ist Ihre Eingangsliste abgeschlossen. Ebenfalls sind alle Vorgänge nun auch in acriba Direkt soweit fertig und die zuständigen Sachbearbeiter per Nachricht informiert, falls diese tätig werden müssen.

Bearbeiten Sie alle weiteren Eingangslisten nach diesem Schema und Ihre monatliche Abrechnung ist in kürzester Zeit erledigt.