Aktionen und Aktionsvorlagen
In easyBalance stehen Ihnen die sogenannten Aktionen zur Verfügung. Eine Aktion steht dabei für einen Arbeitsschritt, den Sie normalerweise in acriba Direkt erledigen müssten wie z.B. das Reaktivieren eines Auftrags.
Folgende Aktionen finden Sie in easyBalance:
- Rechnungsausgleich (Rechnungsbetrag)
- Rechnungsausgleich (Zahlbetrag)
- Nachberechnung an Kostenträger
- Nachberechnung an Kunde (Zuzahlungsrechnung)
- Gutschrift erstellen
- Urbeleg: Reaktivieren (nur mit Gutschrift)
- Urbeleg: Datum aktualisieren (nur mit Reaktivierung)
- Nachricht an Urbeleg-Bearbeiter
- Nachricht an Rechnung-Bearbeiter
- Urbeleg: Berechnung zurücksetzen (nur mit Reaktivierung)
- Nachricht an easyBalanace-Bearbeiter
Zudem gibt es die sogennanten Aktionsvorlagen. Hierbei handelt es sich um Workflows, welche eine vordefinierte Auswahl an Aktionen beinhaltet.
Diese können dann per Knopfdruck ausgelöst und automatisiert verarbeitet werden.
Sie finden die mitgelieferten Aktionsvorlagen, wenn Sie über das Menü auf der linken Seite zuerst "Stammdaten" und dann "Aktionvorlage" auswählen:
Die Aktionsvorlagen sind frei definierbar, d.h. Sie können also jederzeit eigene "Aktionsvorlagen" hinzufügen. Die von carelogic mitgelieferten Aktionsvorlagen sind universell gehalten
und darauf ausgelegt, mit möglichst wenigen Aktionsvorlagen alles abdecken zu können.
(Stand 12.05.2017)
Dafür sind die Beschreibungen nicht so detailliertausgearbeitet, dass z.B. für jeden erdenklichen Absetzungsgrund eine eigene Vorlage definiert wurde, sondern sie sind eher oberflächlich gehalten.
Aus Gründen der Sortierung und der damit verbundenen leichten Lesbarkeit, sind die Aktionsvorlagen nach einem festen Schema benannt:
- Zuerst wird der Typ genannt. Hierbei wird zwischen Zahlung und Änderung unterschieden
- Getrennt mit einem Doppelpunkt folgt die Abweichungsart (Absetzung, Zusetzung, Unterzahlung, Überzahlung)
- Kommagetrennt davon wird nun unterschieden, ob die Änderung berechtigt oder unberechtigt war
- Nun folgt eine kurze Beschreibung, was die Vorlage bewirken soll bzw. was Sie bei Auswahl dieser Vorlage zu tun haben
Hierzu zwei Praxisbeispiele:
- Eine Rechnung wurde um 10€ gekürzt, weil der Kunde entgegen Ihrer Annahme nicht zuzahlungsbefreit ist.
Wählen Sie die Aktionsvorlage „Zahlung: Unterzahlung, berechtigt: Zuzahlung nachfordern“
Aufgrund dieser Aktionsvorlage führt easyBalance für Sie folgende Schritte aus:
- Erzeugen einer Teilgutschrift für die 10€
- Erzeugen eines Rechnungsausgleichs über 10€ für diese Teilgutschrift
- Erzeugen einer Zuzahlungsrechnung, die von Ihnen nur noch gedruckt werden muss
- Der Sachbearbeiter erhält eine Wiedervorlage zur Information
- In den Vorgangsnotizen wird ein aussagekräftiger Infotext hinterlegt
- Absetzung wegen einer fehlenden Angabe/Unterschrift etc.
Wählen der Aktionsvorlage:
„Änderung: Absetzung, berechtigt: Gutschrift, Vorgang korrigieren+erneut einreichen“
- Erzeugen einer Gutschrift über gesamten Rechnungsbetrag
- Reaktivieren des Urbelegs (Auftrag/Rezept)
- Zurücksetzen des „Berechnet“ – Kennzeichens im Auftrag
- Wiedervorlage an Sachbearbeiter
- Eintrag in Vorgangsnotizen
Der Urbeleg ist nun fertig zur weiteren Bearbeitung und zum Wiedereinreichen.